fbpx
 ATENDIMENTO   +55 11 4453-7667  |   SUPORTE   +55 11 99204‑7626whatsapp logo icone

014 Estratégias Inteligentes de Gerenciamento de Informações para Escritórios de Contabilidade e de Advocacia

Segundo estatísticas, aproximadamente 20% do tempo de um empregado é gasto buscando documentos. E tem mais... A PwC afirma que 7,5% dos documentos são simplesmente perdidos pelo escritório (não estou dizendo que alguém trocou de lugar, nem escondeu no armário de alguém). É perdido mesmo, para sempre!
Nós suspeitamos esses problemas predominam em negócios com alta demanda de documentos como firmas de contabilidade e escritório de advocacia, por exemplo.
É bem verdade que o Brasil não é o país mais digitalizado do mundo... mas já conseguimos ver avanços! Um bom exemplo é o PJe (Processo Judicial Eletrônico), que migrou os processos do mundo físico para o mundo digital. Além do Judiciário, a Receita Federal também já realiza boa parte do seu atendimento digitalmente.
Já vemos muitos contadores e advogados adotando uma postura mais digital e com menos papel, porém, ainda assim, muitos “tradicionais” insistem em manter arquivos físicos em seus escritórios.
Ainda que a digitalização de um escritório seja um assunto mais difundido hoje em dia, as estratégias corretas para gerenciamento da informação vão muito além do que é falado.
A digitalização, sim, é muito melhor que a manutenção de arquivos físicos. Entretanto, há que se ter cuidado na hora da transição, além de montar uma estratégia bem definida, para não se ter problemas posteriormente.
Os prestadores de serviço (como advogados e contadores) são, no geral, os que mais estão passando por essa transformação, conhecida como “disrupção digital”.
Conforme a tecnologia avançou, as necessidades dos clientes evoluíram e novos players surgiram no mercado de serviços, com produtos que são muito mais simples, convenientes e com preço justo. Podemos observar o caso recente das fintechs, ou bancos digitais, no Brasil. Esses novos players chegaram revolucionando o mercado de serviços bancários, trazendo taxas próximas a zero, revolucionando os meios de pagamento e “roubando” muitos clientes dos bancos tradicionais.
E você pode estar se perguntando, o que uma boa estratégia de gerenciamento de informação pode fazer pelo meu escritório?
Bom... Uma estratégia bem definida de gerenciamento de informação ajuda os prestadores de serviço a se adaptarem nesse novo ambiente negocial, não ficando para trás dos novos players. Especificamente, escritórios de advocacia e contabilidade tem um interesse em:
  1. Minimizar tarefas que utilizam mão-de-obra intensiva para liberar tempo para serviços estratégicos.
  2. Automatizar serviços já existentes para aumentar suas margens.
  3. Minimizar problemas com compliance e facilitar processos de auditoria.
Agora, eu vou te contar os pontos chave para que escritórios promovam sua transformação digital, prestando atenção no gerenciamento correto da informação:

Foco na Experiência do Cliente

Os clientes de serviços, hoje em dia, mudaram bastante. Nos últimos 5 anos, manter a lealdade de um cliente se tornou um grande desafio. Uma boa experiência do cliente e um serviço personalizado/individualizado tornaram-se essenciais.
Isso significa que você, prestador de serviço, deve colocar seu cliente no centro da oferta, repensando produtos e serviços para se adaptar às expectativas de seu cliente. Isso significa que os prestadores de serviço necessitam garantir que seus colaboradores não estarão presos em atividades manuais e tediosas que o tirem do ponto principal, que te dará mais resultados financeiros, isto é, servir seu cliente da melhor maneira possível!

Controle dos Casos

Nas firmas de contabilidade e advocacia, a experiência do cliente está muito relacionada a quão bem a firma consegue tocar os projetos. É muito importante que toda a documentação seja controlada do início do projeto/processo até o seu arquivamento.
Além disso, os gerentes devem ter a informação que eles necessitam disponível e organizada, para conseguir efetivamente entregar o que prometeram.
Disponibilidade dos Documentos
Servir seu cliente da melhor maneira requer que a informação esteja efetivamente disponível e organizada, imediatamente, seja no escritório ou em qualquer outro lugar.
Gerenciamento de Contratos
Esse é um ponto crítico nas firmas de advocacia e contabilidade. O gerenciamento eficiente de contrato significa que ele é rapidamente negociado, fechado e os colaboradores conseguem faturá-lo rapidamente.

Os preços cobrados pelas firmas estão sendo puxados para baixo nesse novo mercado

O mercado do prestador de serviço é altamente competitivo, principalmente no Brasil onde esse setor respondeu por quase 70% do PIB no primeiro trimestre de 2019 (fonte: IBGE). Somado a isso, os clientes estão demandando preços mais baixos e uma precificação mais transparente, junto com serviços mais rápidos, simples e convenientes.
Para permanecer competitivo nessa conjuntura, as firmas devem (1) oferecer menores preços e torná-los mais transparentes e (2) oferecer produtos e serviços mais competitivos.
Significa dizer que as firmas devem não só garantir maior eficiência, mas também reduzir gastos operacionais a fim de permanecerem lucrativas e conseguirem reinvestir no seu negócio. Não tem outro jeito...

Organização dos Documentos

Tradicionalmente, os documentos são armazenados em vários depositórios como CRM, ERP, pastas em rede e no próprio e-mail. E o pior... Muitas firmas ainda mantêm uma sala de arquivos físicos.
Isso causa dois grandes problemas:
  1. Gasto operacional
Os colaboradores não estão exercendo sua capacidade total com a experiência do cliente, por conta do trabalho administrativo que toma muito tempo. Só que acredite... esse trabalho pode ser automatizado ou significativamente reduzido usando-se as soluções como a M-files.
Essas tarefas administrativas, manuais e maçantes que os colaboradores gastam seu tempo são tão ineficientes que (1) não são incorporadas no preço cobrado ao cliente e (2) tira tempo dedicado à solução do caso ou projeto do cliente.
  1. Segurança
Com tantos locais de armazenamento diferentes, como garantir a efetiva segurança e sigilo dos documentos? Como saber que um papel importante ou um e-mail não foi extraviado?
Essa situação fica pior ainda, quando por alguma razão o documento necessita de arquivamento por um tempo maior.

Mudando as expectativas dos colaboradores

Os recursos humanos são os maiores ativos de uma firma que presta serviços. Entretanto, uma das maiores dificuldades atuais é atrair e reter talentos. Nesse sentido, é importante atender as expectativas de uma geração cada vez mais ágil e tecnológica. Atualmente, as maiores tendências são:
  1. Trabalho remoto
  2. Flexibilidade no horário
  3. Uso inteligente da tecnologia para comunicação e trabalho

Organização dos Documentos

Conforme as novas gerações de colaboradores entram no mercado de trabalho, cresce a demanda por ambientes de trabalho flexíveis. Os novos colaboradores NÃO são motivados por tarefas robotizadas.
Uma gestão tecnológica e eficiente da informação, não só elimina barreiras que obstruem a colaboração, bem como oferece aos colaboradores a possibilidade de acessar a informação que eles necessitam:
> Não importa onde estejam
> Não importa onde o documento esteja
> Não importa o sistema usado

Foco na Segurança da informação do Cliente

Firmas de contabilidade e advocacia lidam com um volume enorme de informações confidenciais e estratégicas de seus clientes.
Isso não pode ser tratado com desleixo, já que uma informação dessa natureza pode causar um grande estrago se cair em mãos erradas. Por isso, as firmas são alvos óbvios de hackers. Como resultado, a segurança da informação é muito importante uma vez que brechas colocam toda sua firma em risco.
A maioria das regulações sobre segurança de dados, requer que as organizações:
  • Documentem seus procedimentos, operações, processos e políticas
  • Provem que estão sendo seguidos os procedimentos informados
  • Reportem e mantenham registros dos problemas enfrentados e das ações corretivas e preventivas

Segurança      

As plataformas de gerenciamento de informação garantem segurança e proteção de dados, de acordo com os padrões regulamentados.
Auditoria
Em caso de necessidade auditoria, falhar ou atrasar no envio de documentos pode levar graves consequências à sua firma.
Para esses tipos de profissionais, que necessitam acelerar o processo de gerenciar informação de seus clientes e minimizar os erros, a M-files presta um serviço de gestão inteligente da informação que ajuda, imediatamente e de modo fácil, a encontrar e organizar as informações do cliente, baseada no que é necessitado – não no que está guardado.
Diferentemente de qualquer outro software, M-files integra TODOS os sistemas internos e entrega automação que permite uma visão de 360 graus a todos os colaboradores, contribuindo para o processo de tomada de decisão ser mais eficaz e rápido.
Os principais elementos do M-files incluem:
> Fluxo de trabalho automatizado
> Pesquisas contextualizadas em vários sistemas
> Gerenciamento de documentos de projetos
> Gerenciamento de contratos
> M-files integração avançada com Outlook
> Modos de assinatura de documentos
> Kit de Compliance
Deseja mais informações? Entre em Contato

 

Você tem desafios? Tire suas dúvidas com nossos consultores!
bt ligamos pra vc

 

Este site está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e utiliza cookies para oferecer uma melhor experiência ao visitante Ao navegar em nosso site, você consente com a utilização de cookies e com nossa Política de Privacidade.