A importância de se conduzir uma avaliação completa das necessidades do seu escritório de advocacia, antes de iniciar a implementação de software de gestão da informação.
Os resultados para a pesquisa “gerenciamento de documentos” em ferramentas de pesquisa, geralmente, apresentam um amplo espectro de produtos e serviços, que são bem diferentes uns dos outros.
A principal razão disso é que “gerenciamento de documento” é um termo muito amplo e pode abranger: (i) reconhecimento de texto e imagem; (ii) catalogação de uma base de dados; (iii) gerenciamento de versões; (iv) automação de processos; (v) gerenciamento de arquivos e registro, além de várias outras possibilidades.
As organizações, que estão buscando gerenciar bem seus documentos e processos, muitas vezes acham que a tarefa de achar um bom sistema de gestão é algo muito complicado e demorado. Com gestores de escritórios de advocacia, a realidade é bem parecida.
De fato, existem muitas ferramentas disponíveis no mercado. As soluções de gerenciamento de documentos vão de sistemas multimilionários de corporações globais, até sistemas grátis, como aplicativos open-source para pequenos negócios e usuários individuais, divergindo muito no preço, características e áreas de especialização
Muito por conta da grande diferença das necessidades entre nichos de atuação e devido ao fato de cada organização ter as suas próprias necessidades, as ofertas também irão variar muito em suas capacidades e no preço. Por exemplo, uma varejista tem necessidades muito diferentes de um escritório de contabilidade, quando se trata de gestão documentos.
Nessa hora, avaliar as várias opções disponíveis e fazer a escolha correta para seu escritório de advocacia difícil, demorado e desencorajador. Porém, se você não se atentar para certas peculiaridades, o risco de a implementação falhar é muito grande. Para dar certo é necessário que a ferramenta escolhida se enquadre muito bem nas necessidades práticas dos seus usuários.
Essa é a razão pela qual uma solução de gerenciamento de documentos deve começar com uma completa avaliação, em vez de se precipitar e sair procurando qualquer produto.
Escolher uma solução para estar no coração da operação do seu escritório – uma que deve se integrar perfeitamente com seus outros sistemas e os diferentes tipos de usuários – merece uma cuidadosa e metódica pesquisa.
Um bom entendimento das características técnicas das ferramentas e dos processos já existentes no seu negócio é um pré-requisito para qualquer iniciativa de gestão de documentos de sucesso.
Dessa forma, conduzir uma ampla pesquisa das necessidades gerais deve ser o seu primeiro passo. Essa pesquisa de necessidades deve englobar discussões entre os advogados e o “administrativo”, resultando em algo concreto. Uma boa opção é fazer um documento que traga escrito um esboço de como deveria ser o gerenciamento de informações e dos processos do seu escritório, além dos objetivos a serem alcançados e as principais dificuldades.
Diferentes organizações podem necessitar de diferentes soluções para se adequar melhor ao seu ambiente em particular, por isso é muito importante clarear exatamente quais problemas a solução deve atacar. Somente dessa maneira será possível o posterior controle do andamento da estratégia.
O próximo passo é criar um check-list das características preferidas que a ferramenta deve ter, isso ajudará a chegar a um consenso na hora da escolha final. Ao mesmo tempo, o processo inicial de identificar as necessidades dos colaboradores irá ajudar a saber qual sistema melhor ajudará.
Na hora da escolha de fato do produto, os responsáveis pelo processo podem usar o check-list para debater com os vendedores e focar a conversa em como o sistema realmente pode se adequar à sua infraestrutura de tecnologia e aos processos do seu escritório.
Sabemos que se dividir entre a gestão do seu escritório e a prática da advocacia, não é uma tarefa fácil. As tecnologias de gestão de informação estão aqui justamente para ajudar o advogado a dedicar mais tempo à sua tarefa fim, que é cuidar dos clientes.
Por isso, buscar as necessidades, pôr no papel os resultados esperados e se planejar coletivamente são fundamentais para uma eficiente escolha e implementação do software.
