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01Como iniciar com o gerenciamento de dados no meu escritório de advocacia?

Muitos escritórios estão começando a reconhecer que a utilização de metadados pode ser a pedra angular de uma efetiva estratégia para a gestão de seus documentos.

Com a correta solução de gestão de conteúdo, baseada em metadados, você pode abandonar todas as limitações e os aborrecimentos das estratégias antigas de organização documental (como aquela sala de arquivos físicos, arquivamento em cadeia de e-mails etc.), enquanto dá um salto de eficiência e produtividade.

Para atingir o máximo de valor ao usar softwares de gestão de documentos, você, primeiramente, precisa definir como você vai se organizar e usar essa tecnologia.
Em termos simples, você precisa definir os tipos de informação que você precisa gerenciar e rastrear no seu escritório (procurações, documentos do cliente, cópia dos processos etc.), junto com a ferramenta de metadados que vai permitir que você, acertadamente, classifique, organize e processe suas informações.

No momento de implementação do software, a cultura organizacional deve ser levada em conta. Diferentes setores, dentro do seu escritório, podem usar terminologias de maneira individualizada, e o mesmo item talvez seja chamado por diferentes nomes em diferentes departamentos. Pense, por exemplo, nas divergências de terminologia entre a área administrativa e os diferentes grupos de advogados (cível, trabalhista, criminal etc.). Talvez, padronizar certos termos seja uma boa saída para otimizar o processo de classificação e gerenciamento dos documentos.

Além disso, é necessário determinar o nível de integração do sistema de metadados pelos diversos setores do escritório. Metadados não somente descrevem e classificam informações, como também possibilitam indicar como diferentes classes de informações são relacionadas entre si.

Na fase de implementação dessa tecnologia, é necessário considerar como as especificidades do seu escritório, incluindo as plataformas e os aplicativos já utilizados, vão alavancar os benefícios do uso de metadados, visando agregar o maior valor possível.

Nesse sentido, criar uma estratégia para gerenciamento de informação com metadados precisa englobar a noção de que as coisas mudam o tempo todo. Sua estratégia deve ser focada em criar uma estrutura altamente adaptável e configurável, de modo que seu escritório consiga produzir e gerenciar a informação durante todo seu ciclo de vida (desde o primeiro contato com o cliente, até o final do processo/projeto dele).

Portanto, seu maior objetivo deve ser prover uma estrutura simples, porém efetiva, para seus colaboradores seguirem. Essa estrutura deve ser flexível e facilmente modificada, enquanto seu escritório vai crescendo, novas demandas vão surgindo, e novos tipos de conteúdo sejam criados ao longo do tempo.

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