fbpx
 ATENDIMENTO   +55 11 4453-7667  |   SUPORTE   +55 11 99204‑7626whatsapp logo icone

01Como avaliar se um software de gestão de documentos é bom para o seu escritório de advocacia?

Há muitos motivos que fazem um advogado-gestor buscar um software de gestão de documentos.

Muitos buscam por melhor controle dos documentos, porque isso significa mais qualidade da gestão, outros estão buscando meios de acesso à informação de modo mais rápido e com mais precisão que os meios tradicionais de arquivamento.

As ferramentas disponíveis no mercado oferecem variadas capacidades e preços, uma vez que as necessidades endereçadas a necessidade de gestão de documento variam significativamente entre nichos de atuação (advocacia consultiva e contenciosa, por exemplo).

Pesquisar as várias alternativas e fazer a escolha certa para o seu escritório, com suas especificidades e individualidades pode parecer algo chato e desnecessário.

Na intenção de colaborar e facilitar seu trabalho, trazemos abaixo algumas questões para se perguntar quando estiver buscando sua ferramenta ideal:

É fácil para meus colaboradores usarem?

Se você implementar uma ferramenta de gestão de documentos que seja muito complexa, pode ter certeza que seus colaboradores não vão usá-la. Sabemos que os advogados têm sua rotina muito corrida, preocupados com prazos e variados clientes, portanto, a ferramenta deve ser simples e tomar pouco tempo.

É muito melhor que você escolha uma ferramenta de gestão que seja tão simples que todos os colaboradores, de todas as áreas, possam se beneficiar dela. Somente assim você conseguira o empenho necessário para que a estratégia traçada seja bem-sucedida.

Buscar uma solução que oferece uma interface simples e funcionalidades que alavanquem a eficiência e que melhores a experiência do usuário.

Funciona no ambiente atual?

Você deve se perguntar se os sistemas e processos atuais do seu escritório são compatíveis com a ferramenta a ser escolhida. Imagina ter que mudar todo o software que já é largamente utilizado, para implantar uma nova ferramenta de gestão. Pode ter certeza que a aceitação será muito mais lenta e dificultosa.

A melhor ferramenta de gestão de documento deve facilmente se integrar na sua organização e prover flexibilidade para utilizar os documentos em todos os tipos de formatos e sistemas que você já utiliza.

É escalável?

Eu consigo escalar essa ferramenta para que ela seja compatível com minhas futuras necessidades, em termos de número de usuários, capacidade de armazenamento e complexidades?

Se sim, como ele faz para escalar e como seriam os novos custos?

Eu consigo implementar e gerenciar a ferramenta com meu departamento tecnológicos atual?

Não sei se seu escritório conta com algum suporte de TI, mas ao menos que seu interesse seja contratar/aumentar seu suporte de TI, considere um sistema de gestão de documentos que possa ser implementado e gerenciado pelos seus atuais colaboradores.

 

O serviço oferece treinamento e suporte?

Você deve ter aceso detalhado às instruções necessárias para instalar e usar, escritas de uma maneira fácil de entender para que qualquer um possa usar.

Quando ocorrerem problemas técnicos você terá o suporte rápido? Veja também com o vendedor se ele será capaz de oferecer o treinamento necessário para sua equipe.

De nada adiantara um sistema que demore para voltar ao normal após problemas técnicos. Isso poderá te gerar mais dor de cabeça que facilidades.

É possível testar o sistema antes de comprar?

A melhor maneira de saber se o software que você está pensando em adquirir é melhor para suas necessidades é usando-o por um tempo.

Funciona como um test-drive para o ambiente do seu escritório. Se você e seus colaboradores usarem e gostarem do que viram, o próximo passo, fatalmente, ser a comprar.

Conclusão

Muitas das vezes, os escritórios de advocacia (principalmente os menores) negligenciam as tecnologias e um bom serviço de suporte de TI, vendo-os como um “mal necessário”. Mas não embarque nessa!

Se você se importa com seus clientes e seus resultados, você DEVE contar com um bom suporte na área de tecnologia da informação e, mais ainda, utilizar os softwares a seu favor. Dessa forma, você libera mais tempo para seus clientes e para desenvolver melhor suas teses, além de otimizar o tempo dos seus colaboradores, sejam eles advogados contratados ou dá área administrativa.

Você está procurando algum software na área de gestão de documentos? Já participou de alguma avalição de um software de gestão de documentos?

Se sim, o que você coletou nesse processo? Nos adoraríamos ouvir sua experiência nesse processo de pesquisa e seleção da ferramenta correta.

Deseja mais informações? Entre em Contato

 

Você tem desafios? Tire suas dúvidas com nossos consultores!
bt ligamos pra vc

 

Este site está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e utiliza cookies para oferecer uma melhor experiência ao visitante Ao navegar em nosso site, você consente com a utilização de cookies e com nossa Política de Privacidade.