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01Organize o conteúdo do seu escritório de advocacia eliminando a segregação de informação

O sucesso do seu escritório de advocacia depende estritamente da rapidez com que se consegue acessar as informações relevantes na hora de tomar decisões, para que estas sejam mais inteligentes e rápidas, tornando possível uma vantagem competitiva.
No entanto, sabemos que na prática isso não ocorre sempre. Muitos escritórios vivem afogados num oceano de informação, caótico, que cresce desordenadamente a cada dia.
Segundo pesquisas, a velocidade com que novos conteúdos estão sendo criados atualmente é avassaladora. Considere os pontos a seguir:
  A cada dois dias, nós criamos a mesma quantidade de informações que criamos do início da civilização até meados de 2003;
  90% da informação atual do mundo, foi criada nos últimos dois anos.
Realmente, se você não se atentar para a gestão da informação no seu escritório, você corre grandes riscos!
Somado à imensa quantidade de conteúdo produzido a cada dia, o desafio maior é saber como gerenciar toda essa informação, de modo produtivo e eficiente, levando em conta o fato de que os documentos estão, geralmente, espalhados em sistemas desconectados entre si.
Na maioria das vezes, os escritórios armazenam seu fluxo de informações (documentos do cliente, pareceres sobre o tema, decisões, petições etc.) de modo espalhado. Tem documento na cadeia de e-mails, na “boa e velha” sala de arquivos, no pen drive do advogado, nos computadores... enfim, sabemos que por conta da rotina corrida e agitada de um escritório, muitas das vezes, esse fluxo de informação não recebe a devida atenção.
Como resultado disso, os colaboradores gastam uma quantidade de tempo absurda procurando a informação que eles precisam no momento, além do retrabalho de toda vez ter que procurar aquele tipo de conteúdo.
Alguns estudos foram conduzidos para estimar quanto tempo os colaboradores gastam procurando informação e os resultados mostram que o problema é grande. O impacto negativo do problema do caos de informação atinge diretamente a produtividade do seu colaborador e a eficiência do seu escritório, veja os números:
  • Colaboradores gastam de 20% a 40% do seu tempo pesquisando documentos manualmente.
  • Profissionais gastam 50% do seu tempo procurando informação, e geralmente leva-se 18 minutos para achar um documento.

ELIMINE A SEGREGAÇÃO DAS INFORMAÇÕES, CONECTANDO SEUS SISTEMAS E PLATAFORMAS

Há escritórios no Brasil que já fazem o correto gerenciamento da informação e trabalham com metade do prazo judicial, enquanto outros ainda insistem na velha prática de cumprir os prazos no dia final...
Não acha uma grande vantagem competitiva, você ter 50% do seu prazo disponível para eventuais mudanças de planos?
Para isso ser possível, é necessário que você dê atenção ao seu fluxo de informação.
Os escritórios em geral, na maioria das vezes, têm muita dificuldade em conseguir prover aos seus colaboradores e advogados associados o acesso à informação, rápido e seguro, pois ele está espalhado por vários lugares diferentes (como dissemos acima).
Essa situação interfere na segurança da informação do seu escritório, além de deixar seus colaboradores desamparados para cumprir seu real trabalho, que é cuidar do cliente.
Serviços como a M4Law ajuda escritórios a eliminarem os silos de informação criados nessas situações, onde os conteúdos ficam espalhados. Com a M4law, a informação não fica presa a uma localização específica – ela pode ser acessada e sincronizada entre vários sistemas e aparelhos sem duplicação de conteúdo!
Esse tipo de serviço, quebra as barreiras entre os escritórios e a informação. Independentemente de onde estejam, os arquivos podem ser acessados rapidamente e, como consequência, a informação será usada de modo a aprimorar o serviço e a tomada de decisão.

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