O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – conhecido também como GED – é um software que tem a finalidade de armazenar arquivos em nuvem. Desta forma, é possível consultá-los em qualquer plataforma que esteja conectada à internet.
Dessa maneira, não há a necessidade de imprimir centenas de folhas de papel que depois serão arquivados sem uso. Trata-se de uma ferramenta sustentável, capaz de se adaptar em qualquer setor de empresas que lidam com documentos. O jurídico é um deles!
Além disso, temos que destacar os escritórios jurídicos, afinal eles têm um alto volume de documentos importantes gerenciados diariamente. Então, além do GED otimizar a rotina de toda a equipe, também é uma ferramenta segura para garantir que as informações adquiridas ao longo do processo não se percam.
A importância do GED na área jurídica
Como dissemos, os escritórios de advocacia gerenciam uma alta quantidade de informações sigilosas, e com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é fundamental contar com uma ferramenta que possibilite gerenciar todos esses documentos de forma segura e ágil.
Neste contexto, o GED jurídico garante tanto a manutenção quanto o salvamento de toda a biblioteca de dados, entre os quais podemos citar:
- Informações pessoais do cliente, como CPF, Registro Nacional, CNH, certidão de nascimento, entre outros;
- Documentos processuais, como declarações e petições;
- Biblioteca jurídica, para armazenar modelos de peças que o escritório utiliza, decretos, contratos e mais;
- Informações para a gestão do fluxo financeiro, como notas fiscais, comprovantes de pagamento e recibos, entre outros.
Assim, o GED jurídico é uma ferramenta que reduz o número de impressões diárias e proporciona a transmissão de informações com agilidade. Outro benefício é a facilidade com a qual os dados podem ser arquivados, visto que o software tem uma alta capacidade de armazenamento.
Como aplicar a gestão eletrônica de documentos na prática
Para que o GED jurídico tenha funcionalidade perceptível dentro do escritório de advocacia é necessário ter uma gestão responsável do software.
Primeiramente, deve-se definir quais pessoas serão responsáveis por filtrar o que será transferido para a nuvem e o que vai ser mantido, pois sabemos que ainda é necessário manter alguns documentos impressos.
Dito isso, o armazenamento dos documentos no GED deve seguir critérios para que sejam salvos nos locais corretos e, de fato, facilitem a consulta deles, quando necessário.
Uma boa maneira de fazer a organização é dividir em grandes grupos. Um exemplo é estabelecer o conjunto de Informações Pessoais e, dentro dele, criar subpastas para armazenar os dados dos clientes de maneira individualizada.
Outra importante função que esta tecnologia oferece é o acesso restrito aos dados. Logo, é possível autorizar acesso apenas as pessoas do escritório que estão envolvidas no processo.
Seguindo esses passos, o software é aproveitado da melhor maneira e oferece maior fluidez no mapeamento dos processos – que podem ser separados por tipo jurídico. Como resultado, você consegue acompanhar os prazos de cada um deles, bem como o momento de serem arquivados.
Como vimos, o GED jurídico proporciona segurança, agilidade e organização aos escritórios. Isto, além de ajudar as equipes a trabalharem de maneira mais estratégica, faz com que aqueles que adotam o software se destaquem no mercado jurídico.
Agora, nos conte, como está a gestão eletrônica de documentos do seu escritório? Entre em contato com a nossa equipe e conheça a M4law. Uma solução completa de estratégia, geyimedicals.es gestão e análise de dados que será o seu grande parceiro na organização, tomada de decisão e crescimento.
